Checkliste Firmenumzug

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Einen Firmenumzug ist um einiges größer als ein Privatumzug. Daher empfiehlt es sich, vorzeitig mit der Planung anzufangen. Dabei empfiehlt es sich eine Checkliste für den Büroumzug anzulegen. Bereits Monate im Voraus beginnt die Planung. Motivieren und stimmen Sie Ihre Mitarbeiter auf den Umzug ein. Dazu gehört auch, dass Urlaubspläne auf den Umzugstermin abgestimmt werden sowie die Geschäftspartner informiert werden.

Checkliste für den Firmenumzug

Ganz wichtig ist es, dass keine Fehler beim Umzug passieren, da der Betrieb nahtlos weiterlaufen soll. Nutzen Sie daher eine Büroumzug-Checkliste um sicher zu sein, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.

Bei einem Firmenumzug sollen Material und Menschen in kürzester Zeit den Ort wechseln, aber dennoch soll die Arbeit normal weiterlaufen. Um dies sicherzustellen sollten Sie ein Umzugsunternehmen beauftragen um auf der sicheren Seite zu sein. Dadurch wird Ihnen eine Menge Arbeit durch die Pack-Profis abgenommen, aber trotzdem bleibt noch genug Arbeit. Mit der Umzug Büro Checkliste behalten Sie den Firmenumzug im Überblick:

Sechs Monate vor dem Umzug

Kündigen des bisherigen Mietverhältnisses: Informieren Sie Ihren Vermieter über die Beendigung des Mietverhältnisses und vereinbaren Sie Termine für die Übergabe der alten Büroräume.

Mitarbeiter informieren: In die Umzugsplanung sollten Sie Ihre Mitarbeiter bereits frühzeitig einbinden.

Umzugsfirma beauftragen: Für einen Firmenumzug gibt es spezialisierte Speditionen. Bevor Sie sich für eine Umzugsfirma entscheiden, sollten Sie mehrere Angebote einnehmen. Prüfen Sie diese auf folgende Leistungen: Wird der Ab- und Aufbauvon der Umzugsfirma übernommen? Gibt es eine ausreichende Transportversicherung? Stellt die Firma das Verpackungsmaterial?

Zeitrahmen setzen: Um alle Logistik-Schritte wie Einzugstermin, Übergabetermin und den Zeitplan für Ab- und Aufbau zu organisieren, erstellen Sie einen Zeitplan.

Inventur durchführen: Eine wichtige Grundlage für einen gelungenen Firmenumzug ist die sorgfältige Inventarisierung von Geräten, Einrichtungsgegenständen sowie Lagerbeständen.

Drei Monate vor dem Umzug

Etiketten verteilen: Es empfiehlt sich alle Einrichtungsgegenstände zu etikettieren. Somit ist eine direkte Zuordnung zur Etage, Zimmer sowie den Arbeitsplatz möglich.

Daten sichern: Lassen Sie vor Beginn des Umzugs die Firmendaten durch Ihren IT-Service sichern.

Arbeitsplätze aufräumen: Einen Tag vor dem Umzug sollten die Schreibtische sowie persönlichen Regale von den Mitarbeitern geleert und die Inhalte sicher verpackt werden.

Ändern der Adresseinträge: Informieren Sie frühzeitig Versicherungen, Banken, Finanzamt, Amtsgericht und Krankenkassen über Ihren Firmenumzug. Auch Einträge in Branchenverzeichnissen und Telefonbüchern müssen geändert werden.

Strom- und Telekommunikationsanbieter informieren: Planen Sie frühzeitig den Wechsel des Telefon- und Internet-Anbieters sowie den Energieversorger.

Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner informieren: Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern den Umzugstermin, die neue Telefonnummer und die geänderte Adresse mit.
Post umleiten: Damit die Briefe ab einem Wunschdatum an Ihre neue Anschrift gesendet werden, müssen Sie einen Nachsendeauftrag stellen.

Der Tag des Umzugs

Umzugsablauf kontrollieren: Überprüfen sie vor Umzugsstart das alte und neue Treppenhaus auf eventuelle Vorschäden und dokumentieren Sie diese. Prüfen Sie, ob Parkplätze und Transportwege frei sind und ob die Stromzufuhr sichergestellt ist.

Anwesend sein: Während des Umzuges sollten Sie jederzeit für Nachfragen der Umzugsfirma verfügbar sein. Halten Sie Trinkgeld für die Mitarbeiter der Spedition bereit.

Überprüfen der Einrichtung: Prüfen Sie, ob alle Möbel im neuen Firmensitz in den gewünschten Räumen landen.

Nach dem Firmenumzug

Übergabe der alten Mieträume: Lassen Sie bei der Übergabe ein schriftliches Übergabeprotokoll anzufertigen. Dieses wird von beiden Vertragspartnern unterschrieben. Vergessen Sie nicht das Ablesen von Gas, Strom und Wasser.

Einrichten der neuen Firmenräume: Für den Aufbau und die Einrichtung der neuen Büroräume sollten Sie genügend Zeit einplanen.

Umzugsgut überprüfen: Kontrollieren Sie die Einrichtung auf Zustand und Vollständigkeit. Gibt es Schäden reklamieren Sie diese umgehend beim Umzugsunternehmen.

Sammeln von Belegen: Die beim Firmenumzug entstandenen Aufwendungen können Sie normalerweise als Betriebsausgaben geltend machen. Daher sollten alle Belege und Rechnungen, die mit dem Umzug zu tun haben, gesammelt werden.

Aktualisieren des Online-Auftritts: Ändern Sie auf Ihrer Internetseite das Impressum, die Kontaktangaben sowie die E-Mail-Signaturen.

Einstand feiern: Laden Sie alle Mitarbeiter und die neuen Nachbarn ein, um einen erfolgreichen Umzug zu feiern.

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